القائمة الرئيسية

الصفحات

كيفية كتابة تقرير عن العمل (مع أمثلة)

كيفية كتابة تقرير عن العمل (مع أمثلة)


غالبًا كتابه تقرير عن العمل جزءًا مشتركًا من مسؤوليات عمل العديد من الأشخاص. هناك عدة أنواع من تقارير العمل التي قد يُطلب منك كتابتها ، بما في ذلك تقارير العمل اليومية وتقارير المبيعات والتحليلات. على الرغم من عدم وجود تنسيق محدد لكتابة تقارير العمل ، إلا أن هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها لضمان كتابة التقرير الأكثر فعالية واحترافية.

يمكنك قرائه خطوات كتابه التقرير.

في هذه المقالة ، سنناقش ماهية تقرير العمل ، وكيفية كتابة تقرير فعال وقمنا بتضمين نموذج وأمثلة لتقارير العمل التي يمكنك استخدامها لصياغة تقرير خاص بك.

ما هو تقرير العمل؟

تقرير العمل هو مستند رسمي يناقش معلومات حول موضوع معين يتعلق بجانب من وظيفتك. معظم تقارير العمل موجهة إلى جمهور معين مثل المدير. هناك مجموعة متنوعة من التقارير التي قد تحتاج إلى كتابه تقرير عن العمل في العمل ، بما في ذلك تقارير المبيعات والتقارير اليومية وتقارير الميزانية وتقارير تحليل بيانات الأعمال. اعتمادًا على النوع ، قد يتم إعطاؤك موجزًا ​​للتقرير يوضح ما يجب عليك تضمينه في تقريرك. يجب كتابة معظم التقارير في شكل منظم لتوضيح ما يحاول التقرير نقله بوضوح.

كيف تكتب تقرير العمل

تتطلب كتابه تقرير عن العمل الفعالة ممارسة وتتطلب مهارات اتصال جيدة . كلما زاد عدد التقارير التي تكتبها ، زادت كفاءة تأليفها. فيما يلي الخطوات التي يمكنك اتخاذها لكتابة تقرير احترافي في مكان العمل:

  1. حدد جمهورك.
  2. حدد المعلومات التي ستقوم بتضمينها.
  3. هيكلة تقريرك.
  4. استخدم لغة مختصرة واحترافية.
  5. تدقيق وتحرير تقريرك.

1. تحديد جمهورك

تعد معرفة من سيقرأ تقريرك خطوة مهمة في تحديد كيفية تنسيق تقريرك وما يجب تضمينه والنبرة التي يجب أن تستخدمها عند كتابته. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب تقرير مبيعات لمديرك ، فهل سيقرأه أي شخص آخر؟ إذا كنت تقوم بتأليف تقرير تحليل الأعمال ، فهل سيقرأ كبار المسؤولين لديك التقرير أم سيقرأه مشرفك المباشر فقط؟ حدد من سيقرأ تقريرك وتلبية التقرير لهؤلاء الأشخاص المحددين.

2. حدد المعلومات التي ستقوم بتضمينها

بعد تحديد جمهورك ، يجب أن تركز على تحديد الغرض من تقريرك لتحديد المعلومات التي يجب تضمينها. إذا كنت تعرف من سيقرأ التقرير ، فيمكنك طرح أسئلة تتعلق بما يتوقعون رؤيته. اختر تضمين المعلومات التي ستوفر أوضح صورة لما تحاول نقله. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب تقرير مبيعات ، فقد يحتاج تقريرك إلى تضمين معلومات حول ما إذا كانت أهداف المبيعات قد تم الوفاء بها ، والمنتجات والخدمات الأكثر بيعًا ، والتحديات التي تواجهها أنت أو فريقك ، وتوقعات مبيعاتك للشهر التالي أو ربع.

3. هيكلة تقريرك

عند كتابة تقرير ، يجب عليك هيكلته بحيث يسهل قراءته واستيعابه. بينما سيختلف كل تقرير في الأقسام التي يجب عليك تضمينها ، يمكنك استخدام مكونات التقرير التالية كدليل عند كتابة تقريرك:

  1. عنوان أو صفحة العنوان
  2. الملخص التنفيذي / الملخص الذي يصف بإيجاز محتوى تقريرك
  3. جدول المحتويات (إذا كان التقرير أكثر من بضع صفحات)
  4. مقدمة تصف الغرض من كتابة التقرير
  5. فقرة أساسية حيث تقوم بتضمين المعلومات التي تنقلها مع التقرير
  6. الخلاصة أو التوصية حسب الغرض من التقرير

4. استخدم لغة مختصرة ومهنية

يجب أن تسعى جاهدة لاستخدام لغة واضحة وموجزة عند كتابة تقريرك. حاول أن تعبر عن هذه النقطة بشكل واضح وسريع قدر الإمكان واستخدم لغة بسيطة لكنها احترافية. تجنب استخدام "زغب" أو الجمل الالفاظ عندما يكون ذلك ممكنًا. على سبيل المثال ، بدلاً من قول " قد تجد أنه من المفيد تحديث البريد الوارد بانتظام للبقاء على اطلاع دائم برسائل البريد الإلكتروني " ، يمكنك قول " تحديث البريد الوارد بانتظام " .

يمكنك قرائه كيفيه طريقه كتابه تقرير. 

5. تدقيق وتحرير التقرير الخاص بك

يعد التدقيق اللغوي لتقرير عملك خطوة أساسية في عملية كتابة التقرير. يمنحك هذا الفرصة للتأكد من أن كتابتك احترافية قدر الإمكان ولإكتشاف أي أخطاء قبل إرسالها. يتيح لك التدقيق اللغوي أيضًا استبعاد أي معلومات غير ضرورية والتأكد من أن تقريرك فعال وفعال قدر الإمكان. بمجرد الانتهاء من كتابة التقرير ، اتركه جانبًا لمدة ساعة أو أكثر قبل أن تقوم بمراجعته. سيسمح لك ذلك بالنظر إلى التقرير بطريقة جديدة والتقاط الأخطاء التي ربما لم ترها من قبل.

نموذج كتابه تقرير عن العمل

فيما يلي قالب يمكنك استخدامه عند تنسيق تقرير عمل:

[ اسم المشروع ]
[ التاريخ ]
[ إعداد: اسمك الأول والأخير ]
[ اسم الشركة ]

ملخص تنفيذي أو ملخص: استخدم هذا القسم لتدوين استنتاجاتك أو توصياتك التي ستدرج في التقرير. يجب عليك أيضًا تضمين أهم الأفكار التي تمت مناقشتها في التقرير. إذا كنت تكتب تقرير عمل يومي أو تقرير تقدم ، فلست بحاجة إلى تضمين هذا القسم. ]

مقدمة: يجب أن تتكون المقدمة من فقرتين إلى أربع فقرات تلخص ما ستغطيه في التقرير بالإضافة إلى سبب كتابة التقرير. كن محددًا ومختصرًا قدر الإمكان عند كتابة مقدمتك حتى يتمكن القارئ من فهم ما سيجده في تقريرك بوضوح. بالنسبة للتقارير اليومية أو التقارير المرحلية ، يجب أن تكون المقدمة فقط بضع جمل توضح بالتفصيل العمل الذي أكملته وما تخطط للعمل عليه بعد ذلك. ]

[النص الأساسي : بالنسبة إلى نص تقريرك ، يجب التركيز على تفصيل المعلومات التي ترغب في نقلها. يمكنك تضمين النتائج والاستنتاجات والنتائج التي تم إجراؤها المتعلقة بالمشروع. بالنسبة للتقارير اليومية أو التقارير المرحلية ، قم بتضمين الإنجازات التي حققتها أو المهام التي أكملتها. ]

التوصيات: في هذا القسم ، يجب أن تسرد توصياتك بناءً على استنتاجات أو نتائج المشروع أو التي ستحل مشكلة معينة. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة " قضاء ساعة واحدة في تدريب الموظفين على الكتيب الجديد كل أسبوع " كتوصية. للحصول على تقرير يومي أو تقرير مرحلي ، يمكنك سرد أهدافك أو مهامك التالية في هذا القسم. ]

الخلاصة: اختتم تقريرك من خلال تلخيص النتائج أو النتائج التي تمت مناقشتها وتكرار أهم التوصيات. ]

مثال كتابه تقرير عن العمل

ما يلي هو مثال لتقرير عمل يمكنك استخدامه كدليل عند كتابة تقريرك الخاص في مكان العمل:

5 نوفمبر 20XX
إعداد: شركة سالي سميث
ABC

يهدف هذا التقرير إلى تقديم تحديث عن مشروع XYZ المقرر تقديمه في الخامس من ديسمبر. سينتج عن هذا المشروع إنشاء دليل الموظف الجديد الذي سيشمل القواعد واللوائح المحدثة بالإضافة إلى الزيادة المعتمدة في الإجازة المدفوعة. سيعمل هذا الكتيب على زيادة وعي الموظفين بتوقعات مكان العمل بالإضافة إلى إعلامهم بالمزايا الجديدة التي تم تنفيذها مؤخرًا.

ملخص العمل المنجز:

اعتبارًا من هذا التاريخ ، أكملت ما يلي لمشروع XYZ:

  • تم التحقق من جميع المعلومات التي ستكون في الكتيب مع الإدارة العليا والموارد البشرية
  • صياغة جدول محتويات
  • تخطيط منسق للكتيب
  • يتكون أول 12 صفحة من الكتيب

المهام التي يتعين إنجازها بحلول 12 نوفمبر 20XX:

  • قم بتأليف خمس صفحات أخرى من الكتيب.
  • قم بمراجعة وتحرير جميع الصفحات التي اكتملت حتى هذا التاريخ.
  • اطلب من مدير الموارد البشرية قراءة محتوى الكتيب لضمان الدقة.

استنتاج

مشروع XYZ على المسار الصحيح ليتم الانتهاء منه في التاريخ المحدد. لا يحتوي هذا المشروع حاليًا على عقبات أو مشكلات واضحة ، ولكن إذا ظهرت ، فسيتم معالجتها على الفور.

تعليقات