القائمة الرئيسية

الصفحات

خطوات كتابه التقرير في 7 خطوات


خطوات كتابه التقرير

تعد كتابة التقارير جزءًا مهمًا من مجموعة متنوعة من الأوصاف الوظيفية. تعد معرفة خطوات كتابه التقرير فعال مهارة مفيدة يمكن أن تجعلك إضافة قيمة إلى أي مكان عمل. إذا كنت تريد معرفة خطوات كتابه التقرير الناجحة ، فستحتاج إلى معرفة ما تنطوي عليه عادةً وكيفية البدء. في هذه المقالة ، نناقش ماهية التقرير وكيف يتم استخدامه في مكان العمل والخطوات التي يمكنك اتباعها لكتابة تقرير ناجح.
يمكنك قرائه كتابة تقرير عن العمل (مع أمثلة).

ما هو التقرير؟

التقرير هو مستند يعرض نتائج تحقيق أو مشروع أو مبادرة. يمكن أن يكون أيضًا تحليلًا متعمقًا لقضية معينة أو مجموعة بيانات. الغرض من التقرير هو إعلام وتثقيف وتقديم الخيارات والتوصيات للعمل المستقبلي. تعد التقارير جزءًا لا يتجزأ من عشرات الصناعات ، بما في ذلك العلوم والرعاية الصحية والعدالة الجنائية والأعمال والأوساط الأكاديمية. تتكون التقارير عادة من عدة عناصر رئيسية ، بما في ذلك:

  • ملخصات مفصلة للأحداث أو الأنشطة
  • تحليل تأثير الحدث
  • تقييم الحقائق والبيانات
  • تنبؤات لما قد يحدث نتيجة لحدث ما
  • توصية لمسار العمل التالي
  • استنتاج

تتضمن العديد من المهن كتابة التقارير كمسؤولية أساسية. يجب على الأطباء كتابة التقارير الطبية التي تقدم تحليلاتهم لبعض المرضى أو الحالات. يكتب ضباط الشرطة التقارير التي تحدد تفاصيل الاستجوابات والمواجهات. يكتب مديرو المشاريع تقارير منتظمة تبقي المشرفين على اطلاع دائم بكيفية تطور مشروع معين. يجب أن تكون كل هذه التقارير مكتوبة جيدًا ودقيقة وفعالة.

خطوات كتابه التقرير

إن معرفة خطوات كتابه التقرير ناجح يمكن أن يجعلك أحد الأصول القيمة في مكان عملك الحالي أو مرشحًا جذابًا لأصحاب العمل الجدد. فيما يلي بعض الخطوات التي يجب اتباعها عند كتابة التقرير:

  1. تحديد الاختصاصات.
  2. أجرِ بحثك.
  3. اكتب مخططًا.
  4. اكتب المسودة الأولى.
  5. تحليل البيانات وتسجيل النتائج.
  6. يوصي بمسار العمل.
  7. تحرير وتوزيع.

1. تحديد الاختصاصات

تتضمن العديد من التقارير الرسمية قسمًا يفصل "اختصاصات" المستند. تشمل هذه الشروط:

  • ما هو التقرير
  • لماذا هو ضروري
  • عندما كتب
  • ما هو الغرض منه

يساعد وضع هذه المصطلحات كلاً من الكاتب وقراءه على فهم سبب أهمية التقرير وما يأمل في تحقيقه. عادة ما يتم شرح الشروط المرجعية في الفقرة الأولى حتى يتمكن القارئ من تحديد مدى ملاءمتها دون الحاجة إلى قراءة الوثيقة بأكملها. سيساعدك تحديد شروط محددة في وقت مبكر على إنشاء مخطط التقرير وإبقاء مناقشاتك على المسار الصحيح طوال عملية الكتابة.

2. إجراء البحث الخاص بك

ستتطلب منك معظم التقارير جمع مخزن من البيانات التي تتعلق مباشرة بموضوعك. قد يكون لديك بالفعل وصول إلى هذه المعلومات ، على سبيل المثال ، إذا كنت طبيبًا لديه نسخ من المخططات الطبية للمريض. ومع ذلك ، إذا تم تكليفك بتحليل مشكلة أو التحقيق في حدث ما ، فمن المحتمل أن تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في طلب البيانات والعثور عليها وتنظيمها.

يعد تفسير البيانات وتنسيقها بطريقة يفهمها القراء جزءًا مهمًا من كتابة التقرير. قد تحتاج إلى إنشاء مخططات أو رسوم بيانية أو جداول زمنية تجعل معلوماتك الأولية أسهل في الفهم. ستحتاج أيضًا إلى الاستشهاد بمصادرك بعناية وتتبع مكان وكيفية العثور على بياناتك من أجل تقديمها بشكل احترافي.

3. اكتب الخطوط العريضة

الخطوة التالية هي بناء مخطط التقرير الخاص بك. يبدو هذا عادةً كقائمة ذات تعداد نقطي أو رقمي لجميع الأقسام المختلفة في المستند. قد يبدو مخطط تقريرك مشابهًا لما يلي:

  1. صفحة عنوان الكتاب
  2. جدول المحتويات
  3. مقدمة
  4. الاختصاصات
  5. ملخص الإجراء
  6. الموجودات
  7. التحليلات
  8. استنتاج
  9. المراجع أو الببليوغرافيا

يعتمد ترتيب هذه الأقسام - وما إذا كنت ستدرجها جميعًا أم لا - على نوع التقرير المحدد ، وطولته ، ومدى احتياجه رسميًا. أهم شيء تفعله عند كتابة مخططك هو تضمين جميع الأقسام الضرورية وإزالة أي شيء لا يساهم بشكل مباشر في غرض التقرير.

4. اكتب المسودة الأولى

تعد كتابة المسودة الأولى من أهم مراحل تكوين تقرير ناجح. الغرض من المسودة الأولى ليس كتابة مستند مثالي ، بل إخراج جميع العناصر الرئيسية لمعلوماتك من رأسك إلى الصفحة. سيكون لديك الوقت للإضافة إلى هذه المحاولة الأولى وتعديلها لاحقًا ، لذا فإن هدفك الأساسي هو فقط تنظيم بياناتك وتحليلك في مسودة تقريبية ستصبح في النهاية منتجًا نهائيًا.

أثناء كتابة المسودة الأولى ، ستجد على الأرجح ثغرات في بياناتك أو ثغرات في تحليلك. قم بتدوين ذلك ، لكن لا تحاول معالجة كل قضية أثناء الكتابة. بدلاً من ذلك ، قم بإنهاء المسودة ، واحفظ حل المشكلات حتى تبدأ عملية التحرير.

5. تحليل البيانات وتسجيل النتائج

يركز كل تقرير على قسم "النتائج" أو الجزء الذي تقدم فيه تفسيرك للبيانات. بالنسبة للمحاسب ، يمكن أن تتضمن النتائج تفسيرًا لسبب انخفاض سهم الشركة خلال الربع السابق. بالنسبة لعالم بيئي ، يمكن أن يتضمن ملخصًا لتجربة على البلاستيك القابل للتحلل الحيوي وكيف يمكن أن تؤثر النتائج على طرق إدارة النفايات.

يجب أن يوفر قسم النتائج في تقريرك دائمًا معلومات قيمة تتعلق بالموضوع أو القضية التي تتناولها ، حتى لو كانت النتائج أقل من مثالية. إذا كان استنتاجك النهائي هو أن البيانات غير كافية أو أن طريقة البحث معيبة ، فستحتاج إلى شرح ذلك بطريقة احترافية ودقيقة.

6. يوصي بمسار العمل

الجزء الأخير من نص التقرير الخاص بك هو توصيتك. بعد فحص البيانات وتحليل أي نتائج ، تكون مؤهلاً لتقديم فكرة عن الإجراءات التي يجب اتخاذها استجابةً لنتائجك. بعد مراجعة عدد ساعات العمل الإضافية التي عمل بها فريقهم ، قد يوصي مدير المشروع بإضافة موظف إضافي إلى الفريق. قد يوصي الجراح المستشفى بإدخال طرق تعقيم جديدة في غرفة العمليات بعد ملاحظة زيادة في العدوى التي يمكن الوقاية منها في الأشهر الستة السابقة. إذا قدمت بياناتك جيدًا وأظهرت خبرتك ، فمن المرجح أن يثق القارئ في حكمك.

7. تحرير وتوزيع

المرحلة الأخيرة من كتابة التقرير هي تحريره بدقة وتوزيعه على جمهورك. سوف تحتاج إلى التعديل بحثًا عن الأخطاء النحوية والأخطاء الإملائية والأخطاء الإملائية. ستحتاج أيضًا إلى إعادة التحقق من بياناتك ، والتأكد من صحة الاستشهادات الخاصة بك وقراءتها في المستند بأكمله للتأكد من أنه يقدم سردًا متماسكًا. إذا كان التقرير سيقرأه جمهور عريض ، فقد تقرر أن تطلب من شخص آخر تدقيقه أو إبداء رأيه في سهولة قراءة المحتوى.

يمكن أن يتخذ توزيع التقرير أشكالًا مختلفة اعتمادًا على مهنتك الخاصة. يمكنك إرساله بالبريد الإلكتروني إلى مشرفك ، أو تقديمه شفهيًا أثناء اجتماع الموظفين أو نشره في مجلة مهنية. بغض النظر عن كيفية قراءتها أو مكانها ، فإن هدفك دائمًا هو إنشاء وثيقة موجزة وغنية بالمعلومات وفعالة تساهم في زيادة الإنتاجية في مكان عملك.

نصائح خطوات كتابه التقرير الناجحة

فيما يلي بعض الاقتراحات النهائية لإرشادك عند كتابة التقارير:

  • اعرف جمهورك. قبل أن تبدأ الكتابة ، تأكد من فهمك لمن هو التقرير ، ولماذا يحتاجون إلى المعلومات وما الذي تريدهم أن يفعلوه بعد قراءته. ستساعدك معرفة جمهورك على توجيه أسلوبك والتأكد من توصيل معلوماتك بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
  • التدقيق اللغوي بعناية. لا شيء يفسد تقرير الجودة مثل الخطأ المطبعي. قبل إرسال أو تقديم تقريرك ، تأكد من تدقيقه بعناية بحثًا عن أي أخطاء.
  • كن منفتحًا على التعليقات. اعتمادًا على المسمى الوظيفي الخاص بك ، قد تتلقى انتقادات أو تعليقات على تقاريرك. حاول أن تظل متقبلًا ومفتوحًا للنقد. إذا كنت على استعداد لتلقي التعليقات وتنفيذ اقتراحات رؤسائك ، فمن المحتمل أن تتحسن كتابتك نتيجة لذلك.
  • استخدام وقتك بحكمة. يمكن أن تستغرق كتابة تقرير الجودة في أي مكان من بضع ساعات إلى عدة أسابيع. قبل أن تبدأ ، تأكد من تخصيص وقتك وتحديد جدول منتظم للكتابة. قد تحتاج أيضًا إلى تحديد أهداف كل ساعة أو يومية لضمان استمرار تقدمك في المسار الصحيح.

تعليقات