القائمة الرئيسية

الصفحات

كيف تخطط لمشروع ناجح 10 القواعد الأساسية لبناء مشروع ناجح و مربح

كيف تخطط لمشروع ناجح


يروي كل مشروع قصة عن أهدافه وفريقه وتوقيته ومنجزاته ولاكن كيف تخطط لمشروع ناجح - ويتطلب تخطيطًا تفصيليًا للمشروع وإدارته للحصول على  افكار لمشروع ناجح, بشكل صحيح. بعض هذه القصص قصيرة ومباشرة في حين أن البعض الآخر روايات ملحمية مليئة بالتقلبات والانعطافات بغض النظر عن طول الدراما أو مستواها ، تستند كل قصة إلى قصة أو مخطط تفصيلي - أو كما نسميها في عالم إدارة المشروع ، خطة مشروع.

ما هو تخطيط المشروع؟

تخطيط المشروع هو عملية تحديد النطاق وتحديد الأهداف والخطوات لتحقيقها. إنها واحدة من أهم العمليات التي تشكل إدارة المشروع. ناتج عملية تخطيط المشروع هو خطة إدارة المشروع.

ما هي خطة المشروع؟

خطة المشروع ، المعروفة أيضًا باسم خطة إدارة المشروع ، هي مستند يحتوي على نطاق المشروع وهدفه. يتم تمثيله بشكل شائع في شكل مخطط جانت لتسهيل التواصل مع أصحاب المصلحة.

تعلم كيفية تطوير خطة المشروع لا يحتاج إلى التعقيد. استمر في القراءة لتتعرف على نهج تخطيط المشروع الذي يجب اتباعه لإنشاء خطة مشروع يحبها فريقك.

أسهل طريقة لبناء خطة المشروع

يمكنك بناء خطة مشروع جميلة في 10 دقائق فقط. أفضل ما في الأمر أنه يمكنك التبديل بسهولة بين طرق عرض جانت والتقويم والقائمة بنقرة واحدة.قم بإنشاء خطتك المجانية

كيف تكتب خطة مشروع:

  • افهم نطاق وقيمة خطة مشروعك
  • إجراء بحث شامل
  • اطرح الأسئلة الصعبة
  • قم بإنشاء مخطط مخطط مشروعك
  • تحدث مع فريقك
  • اكتب خطة مشروعك الكاملة
  • نفذ خطتك في TeamGantt
  • انشر خطتك
  • شارك خطتك مع الفريق وتأكد من قراءتها!
  • استعد لمواصلة التخطيط

في أزمة زمنية كبيرة؟.

1. فهم نطاق وقيمة مشروعك

تحدد خطة المشروع في جوهرها نهجك والعملية التي سيستخدمها فريقك لإدارة المشروع وفقًا للنطاق. تعمل خطة المشروع على توصيل المعلومات الحيوية لجميع أصحاب المصلحة في المشروع. إذا تعاملت مع الأمر على أنه أكثر من مجرد مستند جاف وقمت بإبلاغ هذا الجانب منه بشكل مختلف لجميع المعنيين ، فيمكن أن يُنظر إليه على أنه جزء لا يتجزأ من نجاح مشروعك. الحقيقة هي أن الخطة هي أكثر من مجرد تواريخ. إنها قصة مشروعك ، ولا تريد أن تكون قصة طويلة! مثل أي قصة مكتوبة بشكل جيد ، هناك عناصر تجعلها جيدة. في الواقع ، يجب أن تجيب أي خطة صلبة على هذه الأسئلة:

  • ما هي المخرجات الرئيسية؟
  • كيف سنصل إلى تلك النتائج والموعد النهائي؟
  • من هو فريق المشروع ، وما هو الدور الذي سيلعبونه في تلك النتائج؟
  • متى سيحقق الفريق المعالم ، ومتى سيلعب أعضاء الفريق الآخرون دورًا في المساهمة أو تقديم التعليقات حول هذه الإنجازات؟

إذا كانت خطتك تجيب على هذه الأسئلة وتثقيف فريقك وعملائك حول الخدمات اللوجستية للمشروع ، فأنت تقوم بإنشاء خطة لعبة إستراتيجية قابلة للتطبيق لمشروعك. هل تشعر وكأنك كتبت عملاً خياليًا؟ استخدم هذه الأسئلة للتحقق من حدسك بعد وضع خطتك ، واستمر في القراءة. هناك بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها للتأكد من أن خطة مشروعك تسجل في التاريخ لكونها مكتوبة جيدًا وعلى الهدف.تحدد خطة المشروع في جوهرها نهجك والعملية التي سيستخدمها فريقك لإدارة المشروع إلى النطاق.

2. إجراء بحث شامل

قبل أن تبدأ في إنشاء خطة مشروع ، تأكد من أنك تعرف كل الحقائق. الغوص في الوثائق والاتصالات ذات الصلة بالمشروع. راجع نطاق العمل والمستندات ذات الصلة (ربما طلب تقديم العروض أو ملاحظات من مكالمات المبيعات أو الاجتماعات مع فريق العميل الخاص بك). كن دقيقًا. افهم التفاصيل واطرح أسئلة مدروسة قبل الالتزام بأي شيء. مدير المشروع الجيد هو على دراية جيدة ومنهجية بالطريقة التي يقرر بها كتابة خطة المشروع. كحد أدنى ، ستكون مسؤولاً عن امتلاك فهم شامل لما يلي:

  • أهداف المشروع
  • احتياجات العميل وتوقعاته
  • تكوين فريق عملائك وعملية اتخاذ القرار (أي كيف سيراجعون ويوافقون على عمل فريقك) ، والتي قد تجيب:
  • من هو راعي المشروع ، وما مدى توفره؟
  • من هو رئيس الوزراء ، وهل سيكون على اتصال دائم بك؟ (يجب أن يكونوا).
  • من هم أصحاب المصلحة الإضافيين الذين يجب أن يكون فريقك على علم بهم؟

خصص وقتًا مع عميلك لطرح بعض الأسئلة الصعبة حول العملية والسياسات التنظيمية والمخاطر.

3. اطرح الأسئلة الصعبة

بالإضافة إلى جميع أسئلتك حول فريق العميل وتوقعاتهم ، خصص بعض الوقت مع جهة الاتصال الرئيسية بالعميل واسألهم بعض الأسئلة الصعبة حول العملية والسياسات التنظيمية والمخاطر العامة قبل إنشاء خطة مشروع. سيؤدي القيام بذلك إلى نقل أن فريقك لديه الخبرة للتعامل مع أي نوع من الشخصيات أو المواقف الصعبة وأنك تهتم بنجاح المشروع من البداية.

الأسئلة التي قد تؤثر على خطة المشروع:

  • هل ناقش فريقك كيف ستجمع التعليقات؟
  • من هو التوقيع النهائي؟ او من يملك المشروع؟
  • هل هناك صاحب مصلحة نحتاج إلى اعتباره غير مدرج في قائمتك؟ (رئيس ، عميد ، زوجة الرئيس؟)
  • ما هو الموعد النهائي للمشروع؟ ما هي العوامل أو الأحداث التي تستدعي ذلك التاريخ؟ (اجتماع ، حملة إعلانية ، حدث؟)
  • هل هناك أي تواريخ تكون فيها مغلقًا أو غير متاح؟
  • هل سيكون هناك أي اجتماعات أو نقاط في المشروع حيث تريد منا أن نقدمها عن حالة المشروع الحالية إلى مجموعة أكبر (أي اجتماع مجلس الإدارة)؟
  • هل مر فريقك بمشروع كهذا في الماضي؟
  • كيف سار الأمر؟
  • هل هناك ما يمنع المشروع من النجاح؟
  • هل هناك طريقة مفضلة للاتصال وأدوات تخطيط المشاريع عبر الإنترنت؟
  • هل هناك أي نقاط في العملية قد لا يفهمها بعض أصحاب المصلحة ويمكن تفسيرها؟

4. إنشاء مخطط مخطط المشروع الخاص بك

بعد الحصول على الإجابات التي تحتاجها ، خذ بعض الوقت للتفكير في الردود في ضوء أهداف المشروع وكيف يمكن لفريقك التعامل مع مشروع مماثل. إذا كنت في حيرة من أين تبدأ ، فقم بإلقاء نظرة على الأسئلة في بداية هذا الفصل لتحديد من وماذا ومتى وكيف للمشروع. فكر في المهام المحددة في نطاق العمل وحاول التوصل إلى نهج تخطيط وإدارة المشروع من خلال إنشاء مخطط تفصيلي رفيع المستوى. كل ما تحتاجه هو تقويم للتحقق من التواريخ.

يمكن أن يكون المخطط الأول تقريبيًا جدًا وقد يبدو مثل  هيكل تقسيم العمل ، كما هو مذكور في الفصل 4 . تأكد من أن المخطط التفصيلي الخاص بك يتضمن:

  • المخرجات والمهام التي تم اتخاذها لإنشائها
  • عملية موافقة العميل الخاص بك
  • الأطر الزمنية المرتبطة بالمهام / الإنجازات
  • أفكار حول الموارد اللازمة للمهام / الإنجازات
  • قائمة بالافتراضات التي تضعها في الخطة
  • قائمة بالمطلقات من حيث صلتها بميزانية المشروع و / أو المواعيد النهائية

ملاحظة جانبية: ستكون هناك دائمًا طرق متعددة لتنفيذ العمل الذي تخطط له ، ومن السهل التركيز على الشكل الذي سيبدو عليه المنتج النهائي. لا تذهب هناك. بدلاً من ذلك ، ركز على آليات كيفية حدوث ذلك. سيؤدي التورط في التنفيذ إلى إرباكك ومن المحتمل أن يجعلك تشعر بعدم الإعجاب بالمنتج النهائي لأنه ليس ما تخيلته. ذكر نفسك: أنت هناك لتخطيط المشروع وتوجيهه وليس إنشائه.

سيساعدك مخطط المشروع على تنظيم أفكارك ، وصياغة ما قد يصلح للمشروع ، ثم تحويل كل شيء إلى مناقشة. خذ هذا الوقت لبناء مخطط بسيط لخطة المشروع - ليس من الضروري أن تحتوي على كل التفاصيل حتى الآن. يؤدي القيام بذلك إلى وضع الأسس لخطة مشروع قوية ومستدامة.

دورة ادارة المشاريع مجانية 5

5. تحدث مع فريقك

إذا كنت قد قرأت الفصلين 1 و 2 ، وتعلمون أن المشروع يحتاج المديرون إلى أن تكون على اتصال مستمر مع فرقهم. يجب أن يبدأ بدء المشروع بالتواصل الواضح لأهداف المشروع والجهد المطلوب لتحقيقها. يأتي هذا مع فهم حقيقة أن مدير المشروع لا يمكن أن يكون الشخص الوحيد الذي يكتب خطة المشروع. بالتأكيد ، يمكنك المحاولة - ولكن إذا كنت مهتمًا بمشاركة الفريق ، فلن تفعل ذلك. السبب وراء عدم رغبتك في ذلك هو أنك لا تريد أن تضع نفسك أو فريقك في موقف حرج من خلال عدم التوصل إلى توافق في الآراء بشأن النهج قبل تقديمه إلى عميلك. القيام بذلك سيكون بمثابة طعن كل فرد من زملائك في العمل في الخلف. ليس جيدًا للسمعة القديمة.

من الرائع أيضًا الاستفادة من الأشخاص الأذكياء المحيطين بك للحصول على مدخلاتهم حول كيفية إكمال الفريق للمهام الحالية دون إلحاق الضرر بالميزانية والروح المعنوية للفريق. بصفتك مديرًا للمشروع ، يمكنك اتخاذ قرار بشأن نهج شلال أو نهج رشيق ، ولكن عندما يتعلق الأمر بذلك ، فأنت بحاجة إلى معرفة أن الفريق يمكنه تنفيذ الخطة بشكل واقعي.

يمكنك أيضًا استخدام وقت مراجعة خطة مشروعك للتساؤل عن تفكيرك ودفع الفريق إلى اتباع نهج جديد في العمل. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل على تصميم موقع ويب ، فهل يمكن للمصممين البدء في إنشاء مفاهيم مرئية أثناء تطوير الإطارات الشبكية؟ هل سيكون ذلك منطقيًا لهذا المشروع وللفريق؟ هل يمكنك الحصول على مصدرين يعملان على نفس المهمة في وقت واحد؟

إن تشغيل الأفكار من قبل الفريق وإجراء حوار مفتوح حول النهج لا يمكن أن يساعدك فقط في بناء خطة مشروع ، بل إنها أيضًا مساعدة كبيرة في جعل الجميع يفكرون في المشروع بنفس الشروط. هذا النوع من الاشتراك  والتواصل يبني الثقة في الفريق  ويجعل الناس متحمسين للعمل معًا لحل هدف ما. يمكن أن يصنع المعجزات من أجل الصالح العام لفريقك ومشروعك.

6. اكتب وجدولة خطة المشروع الكاملة

عندما تحصل على كل المعلومات التي تحتاجها وتحدثت إلى جميع الأطراف ، يجب أن تشعر براحة أكبر بما يكفي لوضع جدول زمني صلب للمشروع باستخدام أي أداة تناسبك. (مهم ، TeamGantt يعمل بشكل جيد لكثير من العملاء السعداء). ستساعدك أي أداة جيدة لتخطيط المشروع عبر الإنترنت على إضفاء الطابع الرسمي على أفكارك ووضعها بطريقة متسقة ومقروءة.

أسهل طريقة لبناء خطة المشروع

يمكنك بناء خطة مشروع جميلة في 10 دقائق فقط. أفضل ما في الأمر أنه يمكنك التبديل بسهولة بين طرق عرض جانت والتقويم والقائمة بنقرة واحدة.قم بإنشاء خطتك المجانية

اجعلها مقروءة

لجعل خطة مشروعك قابلة للقراءة ، تأكد من أن المهام والمدد والمعالم والتواريخ واضحة تمامًا. حاول وضع خطة مشروع بسيطة - فكلما كانت القراءة أكثر وضوحًا وسهولة ، كان ذلك أفضل. بغض النظر عن الأداة التي تستخدمها ، يجب عليك تضمين هذه الميزات:

  • قم بتضمين جميع معلومات المشروع ذات الصلة:
  • اسم العميل ، اسم المشروع
  • رقم الإصدار وتاريخ التسليم
  • قم بتقسيم الأحداث الرئيسية والتسليمات في أقسام عن طريق إنشاء رؤوس والمسافات البادئة للمهام اللاحقة. (قراءة قائمة طويلة من المهام هي حقًا رتيبة ويمكن أن تكون مخدرة للعقل حتى لأفضل منا).
  • اطلب من الفريق المسؤول عن كل مهمة. (على سبيل المثال ، "العميل: تقديم تعليقات")
  • أضف الموارد المسؤولة عن كل مهمة حتى لا يكون هناك لبس حول من هو المسؤول عن ماذا.
  • تأكد من إظهار مدد المهام بوضوح. يجب أن يكون لكل مهمة تاريخ بدء وانتهاء.
  • أضف ملاحظات إلى المهام التي قد تبدو محيرة أو تحتاج إلى شرح. لا يضر لإضافة التفاصيل!
  • استدعاء تبعيات المشروع. هذه الأمور مهمة عندما تخطط لخطر التأخير.
  • قم بتضمين شعار شركتك وشعار عميلك إذا كنت تشعر بالخيال.
  • استخدم الخطوط ذات العلامات التجارية لشركتك إذا كنت تشعر بالخيال حقًا.

ضمن برنامج إدارة موارد TeamGantt  ، يمكنك تعيين المسؤول عن كل مهمة حتى لا يكون هناك ارتباك حول من هو المسؤول عن ماذا.

بالإضافة إلى كل هذا ، يجب أن تكون مرنًا قدر الإمكان عندما يتعلق الأمر بكيفية تقديم خطة مشروعك. لا يوجد شيء مطلق عندما يتعلق الأمر بكيفية تمثيل خطتك طالما أنك وفريقك يفهمون ما يدخل في خطة. تذكر أن الناس يستوعبون المعلومات بشكل مختلف ؛ بينما يفضل بعض الأشخاص عرض القائمة ، قد يفضل البعض الآخر رؤية التقويم ، أو حتى  مخطط جانت. يمكنك جعل كل هذه الاختلافات تعمل إذا اتخذت الخطوات لإنشاء خطة صلبة. إذا كان فريقك يفضل حاليًا مخطط Excel gantt التقليدي ، ولم يكن جاهزًا تمامًا لاستخدام TeamGantt بعد ، فجرّب قالب Excel المجاني الخاص بنا .يجب أن تكون مرنًا قدر الإمكان عندما يتعلق الأمر بكيفية تقديم خطتك.

7. تنفيذ خطتك في TeamGantt

تمنحك أداة TeamGantt ، وهي أداة تخطيط مشروع عبر الإنترنت ، القدرة على إنشاء خطة مشروع بسرعة وسهولة باستخدام معظم النصائح المذكورة أعلاه ، كما تسهل ضبطها باستخدام  ميزة السحب والإفلات البسيطة. يعد إنشاء مخطط جانت بناءً على الخطوات التي حددتها لفريقك أمرًا سهلاً وممتعًا. بالإضافة إلى ذلك ، بمجرد إنشاء مشروعك ، يمكنك أن تنعم براحة البال مع العلم أنك فكرت مسبقًا ولديك خطة لإرشادك أثناء المضي قدمًا. جربه ، وأنشئ مخطط جانت مجانًا تمامًا !

8. انشر خطتك

أنت على وشك الانتهاء! لقد أجريت بحثك ، وحدد منهجك ، وناقشته مع فريقك ، ووضعت خطة مشروعك الرسمية. اعمل لنفسك خدمة واحدة سريعة واطلب من أحد أعضاء فريقك مراجعتها قبل تسليمها لعملائك. لا يوجد شيء محرج أكثر من كونك مدير مشروع وتقديم خطة بها خطأ — مثل تاريخ غير صحيح. سيستغرق الأمر 10 دقائق من شخص ما ، وستشعر براحة البال.

أدوات إدارة المشاريع

9. شارك خطتك مع الفريق وتأكد من قراءتها!

بعد أن تضع كل هذا العمل في إنشاء هذا المستند المهم ، فأنت تريد التأكد من أنه قد تمت مراجعته بالفعل. عندما تقوم بتسليم خطة مشروعك ، تأكد من تقديم ملخص لها بتنسيق نثر . ستساعدك رسالة قصيرة تغطي المنهجية الشاملة والموارد والافتراضات والمواعيد النهائية وأوقات المراجعة ذات الصلة على نقل ما تعنيه خطة المشروع إلى المشروع وإلى جميع المعنيين.

لا تكن خجولًا بشأن ذلك: اشرح الفكرة التي دخلت في عملية بناء خطة المشروع ، وافتحها للمناقشة. قد يكون من الجيد إجراء مكالمة  لمراجعة الخطة سطرًا بسطر مع العميل. هذا يضمن أن عميلك سوف يفهم العملية ، وما تعنيه كل خطوة في الخطة. بالتأكيد ، قد تضطر إلى شرح ذلك عدة مرات ، لكنك على الأقل تبذل جهدًا للمساعدة في إنشاء معايير جيدة لتخطيط المشروع في جميع المجالات وتثقيف عملائك حول كيفية عمل فريقك. ومرة أخرى ، يظهر أنك مهتم.

10. الاستعداد لمواصلة التخطيط

بعض المشاريع سلسة وسهلة الإدارة ، والبعض الآخر عبارة عن كابوس كامل يوقظك في الساعة الثالثة صباحًا كل ليلتين (يحدث ذلك). بغض النظر ، سوف تتغير الخطط. بوجود فريق جيد ونطاق عمل واضح ، فأنت في طريقك لوضع خطة قوية يمكن إدارتها ومدروسة جيدًا. إن وجود خطة مشروع قوية هو أفضل دفاع لك ضد فوضى المشروع.

إذا كنت مدير مشروع بسيطًا يمكنه تكييف منهجك وخطتك لتتماشى مع التدفق أثناء تحديد المخاطر المناسبة ، فستجد نفسك سعيدًا. خلاف ذلك ، ستؤدي التغييرات اليومية إلى حجب رؤيتك ، وستركز على الأشياء التي لن تساعد فريقك أو عميلك أو المشروع. وتذكر:  يمكن لمديري المشاريع الاستمتاع أيضًا! لذا اختر نطاق مشروعك ، وابحث في البحث الخاص بك ، وابدأ في كتابة تحفتك الفنية التالية.

تعليقات